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  • Gestión

Cómo configurar una firma de correo

  • Ultima revisión 17/10/2024
Ilustración de una persona usando una tableta mientras configura su firma de correo electrónico.
Una firma de correo electrónico es una excelente manera de proporcionar información clave sobre ti o tu negocio, además de agregar un toque personal o de branding a tus comunicaciones.

A continuación, te muestro cómo configurar una firma de email en los principales gestores de correo, como Gmail, Mail, Outlook y Thunderbird, además de algunos consejos para hacer una firma efectiva.

Si tienes claro en que gestor quieres instalar la firma, haz click en el icono correspondiente y ve directamente a su apartado:

Icono de Gmail.
Gmail
Icono de Thunderbird.
Thunderbird
Icono de Microsoft outlook.
Outlook
Icono de Mail.
Mail

Maquetar la firma de correo

Usando un maquetador gratuito

Hay muchas maneras de maquetar tu firma de correo y todo dependerá de la inversión en tiempo, dinero o ambos que quieras hacer.

En el lado de no gastarte un euro y dedicarle poco tiempo tenemos la posibilidad de crear una firma más que decente con el creador de firmas de Hubspot.

Es absolutamente gratuito y su “What’s in it for me?” (lo que sacan ellos) es que al crear tu firma tienes que introducir tu correo y por ahí entras en su base de datos de marketing. No es mal precio para que te echen un cable con la firma.

La desventaja es que al crearla automáticamente, el código generado no está formateado y tendrás dificultades si quieres retocarlo o modificarlo.

Aquí abajo te dejo un fragmento del código generado. Cómo ves, no tiene saltos de carro ni tabulaciones.

				
					<table cellpadding="0" cellspacing="0" border="0" class="table__StyledTable-sc-1avdl6r-0 jKaNHW" style="vertical-align: -webkit-baseline-middle; font-size: small; font-family: Arial;"><tbody><tr><td><table cellpadding="0" cellspacing="0" border="0" class="table__StyledTable-sc-1avdl6r-0 jKaNHW" style="vertical-align: -webkit-baseline-middle; font-size: small; font-family: Arial;"><tbody><tr><td style="vertical-align: top;"><table cellpadding="0" cellspacing="0" border="0" class="table__StyledTable-sc-1avdl6r-0 jKaNHW" style="vertical-align: -webkit-baseline-middle; font-size: small; font-family: Arial;"><tbody><tr><td class="template1__ImageContainer-sc-nmby7a-0 jyXoAA" style="text-align: center;"><img decoding="async" src="https://digitalpm.org/avatar-digitalpm.png" role="presentation" width="130" class="image__StyledImage-sc-hupvqm-0 iQUdAH" style="display: block; max-width: 128px;"></td></tr>

Maquetandola con código HTML

La opción por la que siempre me decanto para mi o mis clientes es hacerla directamente en código HTML con el CSS embebido. 

Algunos gestores de correo permiten cierta libertad a la hora de diseñar pero otros sin embargo se ponen un poco quisquillosos si los estilos de los elementos están en la cabecera del código o directamente externos al HTML.

Yo lo hago todo a la antigua, artesanalmente y sin mucha floritura. 

La desventaja es que le tienes que dedicar tiempo (o dinero si tienes que encargarla) para que quede algo “guapo”.

Configurar una firma de email en Gmail

Empezaré a explicarte como configurar la firma en Gmail porque es un gestor de correo al que puedes acceder desde el navegador, y que mucha gente usa.

En todos los apartados donde explico como configurar la firma doy por hecho que ya tienes una cuenta de correo configurada.

Pantalla de Gmail mostrando un correo de bienvenida de Google y las configuraciones rápidas activadas.
Un ejemplo de cómo acceder a las configuraciones rápidas de Gmail para personalizar la vista y preferencias de tu bandeja de entrada.

Hacemos click en “See all settings” para ver todas las opciones de configuración de Gmail.

Pantalla de configuraciones de Gmail mostrando la sección para crear una firma de correo electrónico.
Configuración de la firma en Gmail, con opciones para personalizar la firma en correos electrónicos salientes.

Hacemos scrolling hasta Signature y hacemos click  en (+) para añadir nuestra firma.

Firma de correo abierta en Chrome y seleccionada.
Firma de correo abierta en Chrome y seleccionada.

Abrimos nuestra firma en HTML con Chrome y seleccionala al completo con 

  • MacOs: Commando + A
  • Windows: Control + A
Y copiamos:
 
  • MacOs: Commando + C
  • Windows: Control + C
 
Página de configuración de firma en Gmail
Interfaz de usuario para crear y editar firmas de correo electrónico en Gmail

Volvemos a la ventana con el panel de opciones de Gmail y pegamos la firma:

  • MacOs: Commando + V
  • Windows: Control + V
Interfaz de configuración de firma de correo en Gmail
Pantalla de configuración para firma de correo en Gmail

Ahora solo tendréis que hacer scrolling hacia abajo y guardar las modificaciones.

Interfaz de Gmail mostrando bandeja de entrada y ventana de nuevo mensaje
Vista de la interfaz de Gmail con énfasis en la creación de un nuevo mensaje.

Ahora al redactar un email podréis elegir entre las firmas que tengáis instaladas.

Configurar la firma de correo en Mozilla Thunderbird

Página de configuración de firmas en Thunderbird.
Interfaz de usuario para personalizar firmas en el cliente de correo Thunderbird.

Hacemos click en los ajustes de Thunderbird.

Página de configuración general de Mozilla Thunderbird
Panel de control principal de Mozilla Thunderbird mostrando opciones de configuración general

Tras esto haremos click en Configuración de la cuenta.

Interfaz de configuración de cuenta en Mozilla Thunderbird.
Panel de configuración de cuenta de usuario en el cliente de correo Mozilla Thunderbird.

Hacemos un poco de scrolling hasta llegar al apartado de la firma.

Marcamos el checkbox y cortamos y pegamos el código HTML de nuestra firma.

Editor de firma HTML en Mozilla Thunderbird.
Interfaz de edición de firma en formato HTML en el cliente de correo Thunderbird.

Una vez hecho esto ya podemos cerrar esa pestaña y empezar a usar la firma con normalidad.

Interfaz de edición de correo electrónico en Thunderbird con firma personalizada.
Composición de email en Thunderbird mostrando una firma personalizada.

Puede que te aparezcan unas líneas delimitando las celdas de la tabla maquetada con HTML. No te preocupes por eso. Si haces una prueba de envío verás que dichas líneas no aparecen en el entregado.

Configurar la firma de correo en Microsoft Outlook

Si has intentado hacer lo mismo en Outlook que para Thunderbird, te habrás encontrado con que la firma no se respeta del todo.

Esto se debe a que Outlook trabaja con su propio sistema de maquetación por tablas (un sistema que comparte con todo el ecosistema 365), por lo que la mejor manera de tener una firma lo más parecida al diseño es maquetarla directamente en Microsoft Word usando tablas.

Interfaz de Microsoft Word mostrando una firma de correo electrónico en edición.
Creación de una firma personalizada utilizando Microsoft Word.

En la imagen superior, al seleccionar todo en el documento Word, podemos ver la estructura de tablas con celdas sobre la que he maquetado la firma.

Ya solo quedaría ir a Outlook>ajustes>firmas

Hacemos click en el símbolo (+) para crear otra firma y en el espacio de la derecha pegamos la firma que acabamos de seleccionar y copiar.

Configurar la firma de correo en Mail de MacOs

Y por fin estamos ante la gran ballena blanca de las firmas de correo. Mail de MacOs es conocida por muchas cosas, buenas y malas, y una de ellas es lo complicado que resulta maquetar una simple firma de correo.

Vamos paso a paso.

Accedemos a Mail, donde partimos con que ya tienes la cuenta configurada.

Ventana de configuración de Mail en su aplicación de escritorio.
Interfaz de usuario de Mail mostrando opciones de configuración personalizadas

Entramos en ajustes > firmas

Ventana de configuración de firmas en Mail.
Interfaz de usuario de Mail para crear y editar firmas de correo electrónico

Hacemos click en el símbolo (+) y vemos que se crea una firma nueva (bastante simplona).

Cerramos del todo Mail y volvemos a abrirlo para asegurarnos que la firma sigue ahí.

Ventana de configuración de firmas en aplicación de correo macOS con opción 'Todas las firmas' resaltada.
Interfaz de usuario para administrar firmas de correo en sistema operativo macOS

A veces si tenemos Mail configurado con iCloud nos puede generar un problema y no guardarse la firma que acabamos de crear. Haciendo esto último nos aseguramos de que la firma está creada.

Si no estuviera la firma, solo tendrías que entrar en iCloud, desmarcar Mail en la sincronización con iCloud y repetir los pasos de creación de la firma.

Ventana de configuración de iCloud en macOS con notificación de sincronización.
Interfaz de usuario de iCloud mostrando una notificación de sincronización para la aplicación Mail.

Una vez que hemos verificado que la firma sigue ahí después de reiniciar Mail, volvemos a cerrarlo del todo.

Nos vamos al directorio de firma del mail en la siguiente ruta:

tunombredeusuario/biblioteca

Interfaz de explorador de archivos mostrando la estructura de carpetas de Signatures con subcarpetas y archivos resaltados
Vista detallada de la jerarquía de carpetas y archivos en la sección Signatures.

Encontraremos un archivo con un nombre alfanumérico seguido de la terminación .mailsignature.

Lo abriremos con cualquier editor de texto plano, TextEdit está estupendo para esto.

Ahora sustituiremos con nuestra firma en HTML todo lo que haya por debajo de: 

				
					Content-Transfer-Encoding: 7bit
Content-Type: text/html;
	charset=us-ascii
Message-Id: <7C2C86B3-56F7-4584-BFB6-C4C94C4070AD>
Mime-Version: 1.0 (Mac OS X Mail 16.0 \(3774.500.171.1.1\))

Una vez sistituido, lo guardamos y marcamos el bloqueo del archivo para que Mail no lo pueda modificar.

Código fuente HTML con ventana de búsqueda en la esquina superior derecha
Interfaz de editor de código mostrando estructura HTML y herramienta de búsqueda

Ahora, al abrir Mail, podréis usar vuestra firma personalizada con total normalidad.

Interfaz de usuario para redactar un correo con firma de correo personalizada.
Interfaz de usuario para redactar un correo con firma de correo personalizada.

Recomendaciones

Vamos con unas últimas recomendaciones para que le des a tope a tu firma de correo.

  1. Simplicidad: No sobrecargues la firma con demasiada información. Sé conciso y sólo incluye lo esencial.
  2. Consistencia de marca: Si trabajas en una empresa, asegúrate de que tu firma refleje el estilo y los colores de la marca.
  3. Formatos limpios y legibles: Usa fuentes comunes (Arial, Calibri, Verdana) y mantén un tamaño de letra estándar. Cualquier cosa que salga de esta norma puede dar resultados inesperados.
  4. Optimización para dispositivos móviles: Asegúrate de que tu firma se vea bien en móviles, ya que muchos usuarios revisan su correo desde sus teléfonos.
  5. Evita información innecesaria: No sobrecargues con múltiples números de teléfono o redes sociales. Selecciona lo más relevante.
  6. Cumplimiento con normativas: Asegúrate de incluir toda la información requerida por ley, como direcciones de empresa o avisos legales, si corresponde a tu país o sector.

Conclusiones

Pensar que una firma de correo es algo propio de empresas o profesionales es un error. Configurar una firma de email no solo te ayudará a mejorar la imagen de tu marca personal, sino que también permitirá que tu agenda tenga a mano tu información de contacto.

Sea cual sea el gestor que utilices, y a que te dediques, quiérete mucho, configura una firma y deja claro a tus remitentes quien les esta escribiendo.

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